Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều giao dịch mà cá nhân chuyển tiền vào tài khoản công ty. Người chuyển có thể là chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, giám đốc, nhân viên hoặc khách hàng.

Tuy nhiên, không phải khoản tiền cá nhân chuyển vào tài khoản công ty đều là doanh thu. Tùy vào mục đích và bản chất giao dịch, khoản tiền có thể là vốn góp, tiền cho vay, tiền hoàn ứng hoặc tiền thanh toán hàng hóa, dịch vụ.

Xác định đúng bản chất giao dịch ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng chứng từ, hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế phù hợp.

I. 4 trường hợp cá nhân chuyển tiền vào tài khoản công ty

1. Cá nhân góp vốn vào công ty

Nếu chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông chuyển tiền để thực hiện nghĩa vụ góp vốn thì đây là khoản vốn của doanh nghiệp, không phải doanh thu.

Doanh nghiệp cần có hồ sơ góp vốn, chứng từ chuyển khoản, sổ đăng ký thành viên/cổ đông và tài liệu xác nhận phần vốn đã góp theo quy định.

Lưu ý: Trường hợp chưa góp đủ vốn trong thời hạn luật định, doanh nghiệp cần xử lý phần vốn thực tế đã góp và thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định.

2. Cá nhân cho công ty vay tiền

Cá nhân có thể cho công ty vay để bổ sung vốn lưu động hoặc phục vụ hoạt động kinh doanh.

Khoản tiền công ty nhận được là khoản nợ phải trả, không phải doanh thu.

Hồ sơ nên có hợp đồng vay, chứng từ chuyển tiền, hồ sơ theo dõi công nợ và chứng từ trả nợ. Nếu có lãi, cần theo dõi riêng tiền lãi và nghĩa vụ thuế liên quan.

Lưu ý: Lãi suất vay phải phù hợp quy định pháp luật dân sự. Khi xác định chi phí được trừ, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm các điều kiện về chi phí lãi vay theo quy định thuế TNDN.

3. Cá nhân hoàn ứng hoặc hoàn trả tiền cho công ty

Trường hợp này xảy ra khi công ty đã tạm ứng tiền cho nhân viên, người quản lý hoặc cá nhân có liên quan để thực hiện công việc, sau đó cá nhân sử dụng không hết và chuyển phần còn thừa về công ty.

Ví dụ: Công ty tạm ứng 20 triệu đồng, cá nhân quyết toán 17 triệu đồng và hoàn lại 3 triệu đồng.

Khoản tiền này là hoàn ứng, không phải doanh thu.

Hồ sơ cần có đề nghị và phê duyệt tạm ứng, chứng từ công ty chuyển tiền, bảng quyết toán, hóa đơn chứng từ của khoản chi và chứng từ hoàn lại tiền.

4. Cá nhân thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho công ty

Nếu cá nhân là khách hàng và chuyển tiền để thanh toán hàng hóa, dịch vụ thì khoản tiền nhận được có thể là doanh thu của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, chứng từ giao nhận và chứng từ thanh toán để xác định bản chất giao dịch.

Lưu ý: Việc người mua là cá nhân không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn và kê khai thuế của doanh nghiệp nếu thực tế phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

II. Hướng xử lý kế toán và thuế

Sau khi xác định đúng bản chất khoản tiền, doanh nghiệp cần thực hiện đồng thời ba việc: chuẩn bị chứng từ, ghi nhận đúng trên sổ sách và xác định nghĩa vụ thuế.

1. Đối với khoản góp vốn

Những chứng từ cần có

  • Hồ sơ, tài liệu thể hiện việc góp vốn.

  • Chứng từ ngân hàng.

  • Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

  • Tài liệu xác nhận phần vốn đã góp theo quy định.

Cách ghi nhận trên sổ sách

Khi công ty nhận tiền góp vốn:

  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

  • Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu

Cách kê khai thuế

Khoản góp vốn không phải doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nên không phát sinh thuế GTGT đầu ra đối với khoản góp vốn. Doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ để chứng minh bản chất khoản tiền.

2. Đối với khoản vay từ cá nhân

Những chứng từ cần có

  • Hợp đồng vay.

  • Chứng từ chuyển khoản.

  • Hồ sơ theo dõi và đối chiếu khoản vay.

  • Chứng từ trả nợ gốc.

  • Chứng từ trả lãi và hồ sơ thuế liên quan nếu có phát sinh lãi.

Cách ghi nhận trên sổ sách

Khi công ty nhận tiền vay:

  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

  • Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính

Khi trả nợ gốc:

  • Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính

  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Chi phí lãi vay được ghi nhận riêng theo bản chất và thời điểm phát sinh.

Cách kê khai thuế

Tiền gốc nhận từ cá nhân cho vay không phải doanh thu và không phát sinh thuế GTGT đầu ra.

Đối với tiền lãi, tiền lãi cho vay của cá nhân thuộc thu nhập từ đầu tư vốn; theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, thu nhập từ đầu tư vốn áp dụng thuế suất 5%. Doanh nghiệp cần thực hiện việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo quy định áp dụng tại thời điểm trả lãi.

Đối với TNDN, chi phí lãi vay chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, trong đó cần lưu ý trường hợp lãi vay liên quan đến phần vốn điều lệ còn thiếu và phần lãi vượt mức theo quy định pháp luật.

3. Đối với khoản hoàn ứng

Những chứng từ cần có

  • Giấy đề nghị và phê duyệt tạm ứng.

  • Chứng từ công ty chuyển tiền tạm ứng.

  • Bảng thanh toán/quyết toán tạm ứng.

  • Hóa đơn, chứng từ của khoản chi thực tế.

  • Chứng từ hoàn lại tiền chưa sử dụng.

Cách ghi nhận trên sổ sách

Khi công ty tạm ứng:

  • Nợ TK 141 – Tạm ứng

  • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Khi cá nhân hoàn lại số tiền chưa sử dụng:

  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

  • Có TK 141 – Tạm ứng

Phần chi phí thực tế được hạch toán theo nội dung của từng khoản chi sau khi hoàn tất quyết toán.

Cách kê khai thuế

Khoản hoàn ứng không phải doanh thu nên không phát sinh thuế GTGT đầu ra.

Đối với phần chi phí thực tế, doanh nghiệp phải bảo đảm hóa đơn, chứng từ và các điều kiện liên quan để được xem xét tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

4. Đối với tiền khách hàng cá nhân thanh toán

Những chứng từ cần có

  • Hợp đồng, đơn hàng hoặc thỏa thuận mua bán.

  • Hóa đơn điện tử.

  • Chứng từ khách hàng chuyển tiền.

  • Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc hồ sơ liên quan nếu có.

  • Hồ sơ theo dõi công nợ.

Cách ghi nhận trên sổ sách

Nếu khách hàng thanh toán khoản công nợ đã phát sinh:

  • Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

  • Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

Doanh thu và thuế GTGT được ghi nhận theo thời điểm và điều kiện của giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Cách kê khai thuế

Nếu khoản tiền thực tế là tiền thanh toán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn và kê khai doanh thu, thuế GTGT, thuế TNDN theo quy định áp dụng cho giao dịch.

Không thể chỉ căn cứ vào việc “cá nhân chuyển tiền” để xác định khoản tiền có hoặc không phải doanh thu.

III. Lưu ý quan trọng

1. Xác định bản chất trước khi hạch toán

Cùng là tiền cá nhân chuyển vào tài khoản công ty nhưng có thể là vốn góp, khoản vay, hoàn ứng hoặc tiền thanh toán hàng hóa, dịch vụ. Đây là căn cứ đầu tiên để xác định cách hạch toán và nghĩa vụ thuế.

2. Ghi rõ nội dung chuyển khoản

Nên thể hiện rõ mục đích, chẳng hạn:

  • “Góp vốn vào Công ty...”

  • “Cho Công ty... vay theo Hợp đồng số...”

  • “Hoàn ứng theo bảng quyết toán...”

  • “Thanh toán tiền hàng theo Hợp đồng/Đơn hàng số...”

Nội dung chuyển khoản không thay thế hồ sơ, chứng từ nhưng giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu và giải trình nguồn gốc khoản tiền.

3. Lưu ý đặc biệt với khoản chi từ 5 triệu đồng

Theo quy định hiện hành, đối với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ theo quy định TNDN. Điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt cũng được quy định đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào để khấu trừ thuế GTGT.

Riêng trường hợp doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền cho người lao động mua hộ hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, khoản chi có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ ủy quyền, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động và chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động theo quy định.

4. Hạn chế sử dụng tài khoản cá nhân cho giao dịch thường xuyên của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện các giao dịch thu, chi phục vụ hoạt động kinh doanh thông qua tài khoản của doanh nghiệp. Khi phát sinh giao dịch qua tài khoản cá nhân, cần lưu đầy đủ hồ sơ để chứng minh mục đích và bản chất của khoản tiền.

Kết luận

Cá nhân chuyển tiền vào tài khoản công ty không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phát sinh doanh thu.

Doanh nghiệp cần xác định rõ tiền được chuyển để làm gì, ai chuyển, căn cứ vào giao dịch nào và có hồ sơ gì đi kèm. Từ đó mới có thể lựa chọn đúng cách hạch toán, xác định nghĩa vụ thuế và chuẩn bị chứng từ phù hợp.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG)

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM

Hotline: 0978 619 629

Website: www.ketoankh.com

Email: admin@ketoankh.com

Zalo OA: https://zalo.me/2762638483354012481