Trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh, các sự cố ngoài mong muốn như hàng hóa bị hư hỏng trong khâu vận chuyển, hàng lỗi chất lượng hoặc giao thiếu số lượng là điều khó tránh khỏi. Khi phát sinh các trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện chi đền bù cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu bộ hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu căn cứ pháp lý, Cơ quan Thuế có thể bác bỏ khoản chi này khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Để giúp bộ phận kế toán xử lý chuẩn xác, đúng quy định và tối ưu chi phí thuế, Công ty Kế toán và Tư vấn KH xin tổng hợp toàn bộ căn cứ pháp lý cùng bộ hồ sơ chứng từ chuẩn dưới đây.

Để khoản chi đền bù được tính là chi phí hợp lý, kế toán cần thu thập và lưu trữ đầy đủ 3 nhóm chứng từ cốt lõi sau:

Nhóm 1: Bộ hồ sơ chứng minh nguyên nhân và lỗi thuộc về công ty

Biên bản kiểm tra chất lượng hoặc biên bản kiểm kê số lượng hàng hóa thực tế tại thời điểm giao nhận, có đầy đủ chữ ký xác nhận của đại diện bên bán và bên mua. Hình ảnh, video, dữ liệu camera ghi nhận trạng thái hàng hóa bị móp méo, hư hỏng hoặc lỗi kỹ thuật làm căn cứ đối soát minh bạch.

Nhóm 2: Bộ hồ sơ căn cứ pháp lý và phê duyệt đền bù

Hợp đồng kinh tế hoặc hóa đơn mua bán hàng hóa đã ký kết, trong đó có các điều khoản quy định rõ về trách nhiệm, bảo hành và mức phạt/đền bù khi vi phạm chất lượng. Văn bản hoặc thư yêu cầu đền bù chính thức từ phía khách hàng (nêu rõ số lượng hàng lỗi, giá trị thiệt hại và hình thức đền bù mong muốn). Biên bản làm việc / Biên bản thỏa thuận bồi thường thiệt hại ghi nhận sự thống nhất phương án xử lý giữa hai bên. Quyết định chi đền bù thiệt hại do Người đại diện theo pháp luật của công ty phê duyệt.

Nhóm 3: Chứng từ thanh toán và hoàn tất nghĩa vụ

Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng của doanh nghiệp sang tài khoản khách hàng (bắt buộc đối với khoản tiền chi trả từ 20 triệu đồng trở lên). Phiếu chi tiền mặt có đầy đủ chữ ký của người nhận, thủ quỹ, kế toán trưởng và giám đốc (chỉ áp dụng đối với các khoản chi dưới 20 triệu đồng). Biên bản thanh lý hoặc xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ đền bù giữa hai bên.

LƯU Ý QUAN TRỌNG DÀNH CHO KẾ TOÁN

Về hóa đơn: Khoản tiền chi bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Do đó, bên nhận tiền đền bù lập chứng từ thu (không xuất hóa đơn GTGT), bên chi tiền lập chứng từ chi theo quy định.

Về lưu trữ: Hồ sơ đền bù càng đầy đủ, minh bạch thì rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế càng thấp. Kế toán nên đánh số, kẹp bộ chứng từ theo từng sự việc và lưu trữ song song cả file mềm lẫn file cứng.

Nếu Quý Doanh nghiệp hoặc Anh/Chị Kế toán đang gặp khó khăn trong việc xử lý các khoản chi phí đặc thù hoặc cần hỗ trợ soát xét hồ sơ thuế, hãy liên hệ ngay với Kế toán KH để được tư vấn chuyên sâu.

CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN KH (KIẾN HƯNG)

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM

Hotline: 0978 619 629

Website: www.ketoankh.com

Email: admin@ketoankh.com

Zalo OA: https://zalo.me/2762638483354012481