Khi hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh mở rộng quy mô bằng cách thiết lập các cơ sở, cửa hàng ngoài trụ sở chính, việc cập nhật thông tin kịp thời với cơ quan quản lý là yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Theo quy định mới nhất tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, Mẫu số 01/TB-ĐĐKD là biểu mẫu đa năng được sử dụng xuyên suốt toàn bộ vòng đời hoạt động của một địa điểm kinh doanh.

1. Đối tượng áp dụng và mục đích của Mẫu 01/TB-ĐĐKD

Biểu mẫu này được thiết kế để áp dụng riêng cho đối tượng là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động kinh doanh tại các địa điểm nằm ngoài trụ sở chính đã đăng ký.

Mẫu số 01/TB-ĐĐKD tích hợp các chức năng báo cáo khác nhau giúp người nộp thuế chỉ cần sử dụng một biểu mẫu duy nhất bằng cách tích chọn vào ô trạng thái tương ứng, bao gồm:

• Thành lập địa điểm kinh doanh mới.
• Thay đổi thông tin địa điểm kinh doanh hiện tại (ví dụ: đổi tên cửa hàng, thay đổi ngành nghề kinh doanh chính, chuyển địa điểm hoạt động).
• Tạm ngừng kinh doanh tạm thời tại địa điểm đó.
• Khôi phục hoạt động kinh doanh trước thời hạn đã thông báo tạm ngừng.
• Chấm dứt hoạt động hoàn toàn đối với địa điểm kinh doanh.

2. Quy định về thời hạn nộp và cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Việc nộp hồ sơ cần được tuân thủ nghiêm ngặt theo tiến độ thời gian quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP của Chính phủ để tránh các chế tài phạt vi phạm hành chính về thủ tục đăng ký thuế:

• Thời hạn thông báo: Người nộp thuế có trách nhiệm gửi Mẫu số 01/TB-ĐĐKD trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày địa điểm kinh doanh đi vào hoạt động, thay đổi thông tin, tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động.
• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Hồ sơ phải được gửi trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, thay vì cơ quan thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh.

3. Các chỉ tiêu cốt lõi cần lưu ý khi điền biểu mẫu

Tùy vào mục đích thông báo, người nộp thuế chỉ điền thông tin vào các phần nội dung liên quan trực tiếp và bỏ trống các phần còn lại để tránh làm loãng hồ sơ. Tuy nhiên, các thông tin sau là bắt buộc phải chính xác tuyệt đối:

• Thông tin người nộp thuế: Ghi chính xác tên hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cùng mã số thuế của trụ sở chính.
• Mục thành lập mới: Điền chi tiết tên địa điểm kinh doanh, ngành nghề hoạt động chính, ngày dự kiến bắt đầu hoạt động và địa chỉ chi tiết. Đặc biệt, cần tích chọn vào chỉ tiêu hình thức kinh doanh thương mại điện tử nếu địa điểm này chỉ vận hành trên các nền tảng số.
• Mục thay đổi hoặc chấm dứt: Phải điền chính xác mã số địa điểm kinh doanh đã được cơ quan thuế cấp trước đó để hệ thống đối chiếu dữ liệu gốc.

Phương thức nộp hồ sơ: Người nộp thuế thực hiện kê khai và gửi trực tuyến thông qua phân hệ kết nối của Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã cấp để tối ưu hóa thời gian xử lý thủ tục hành chính.

Biện pháp phòng tránh rủi ro khi thực hiện thủ tục

Lỗi phổ biến nhất của các hộ kinh doanh là tự ý đóng cửa cửa hàng hoặc dịch chuyển sang vị trí mới mà không nộp thông báo trong vòng 10 ngày làm việc. Khi cơ quan thuế tiến hành hậu kiểm và ghi nhận địa điểm không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, tài khoản thuế của hộ kinh doanh có thể bị khóa hoặc bị áp dụng hình thức xử phạt chậm nộp hồ sơ thông báo. Do đó, kế toán hoặc chủ hộ cần chủ động thiết lập hồ sơ Mẫu 01/TB-ĐĐKD ngay khi có quyết định thay đổi về mặt bằng kinh doanh.