Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót? Chuyển HĐĐT thành bản giấy khi nào? 

1. Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót?
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định về vấn đề lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

…

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

…

Như vậy, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử (hay còn gọi là văn bản thỏa thuận) là bắt buộc trong một số trường hợp, cụ thể như sau:

- Bắt buộc lập biên bản: Khi người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.

- Không bắt buộc lập biên bản: Khi người mua là cá nhân không kinh doanh thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website (nếu có), không cần lập văn bản thỏa thuận.

So với quy định trước đây thì có sự khác biệt vì trước đây tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng chỉ trong trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì mới cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.

2. Chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành bản giấy khi nào?
Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành bản giấy được thực hiện khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Lưu ý: Khi chuyển đổi thì cá nhân, tổ chức phải bảo đảm sự khớp đúng giữa bản điện tử và bản giấy sau khi chuyển đổi. Bản giấy sau khi chuyển đổi chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi chứ không thể dùng để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp là hóa đơn được khởi tại từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.