Lưu ý về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn trong năm 2025 đối với hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
1. Lưu ý về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn trong năm 2025
(i) Yêu cầu bảo quản, lữu trữ chung đối với hóa đơn

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) do doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Cụ thể:

+ Hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

+ Hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là 10 năm.

(ii) Yêu cầu bảo quản, lưu trữ riêng của mỗi loại hóa đơn

- Đối với hóa đơn điện tử

+ Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

+ Hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ do doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn nhưng phải đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của chính doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

+ Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

- Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

+ Hóa đơn chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

+ Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

+ Hóa đơn đã lập trong các doanh nghiệp, hộ kinh doanh không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của doanh nghiệp, hộ kinh doanh đó.

(Theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025
(i) Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

- Đối tượng được quyền nhận ủy nhiệm

- Hình thức ủy nhiệm

- Nội dung của hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập

(ii) Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

(iii) Các công việc khác cần thực hiện khi ủy nhiệm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp

3. Một số trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh
Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền trong các trường hợp sau:

(i) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

(ii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

(iii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tạm ngừng kinh doanh; tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP); hộ kinh doanh chuyển từ phương pháp kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế;

(iv) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhận thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

(v) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
…